Sollte KOMSA FAST im KOMSA Login nicht angezeigt werden, wende dich bitte an deinen aetka Kundenbetreuer.

Die Benutzerverwaltung im FAST findet man in der Navigationsleiste.

In der Benutzerverwaltung sieht man alle aktiven Nutzer und die zugeordneten Rollen/Rechte.

Über die Schaltfläche „Nutzer hinzufügen“ legt man einen neuen Nutzer an und definiert die jeweilige Rolle.

Nun ist der neue Nutzer angelegt. Solange er die Einladungsmail noch nicht bestätigt hat, ist er als „in Anlage“ geführt. Sobald er die Mail bestätigt, wird er als „aktiv“ geführt.

Es sollten der Vor- und Nachname sowie die E-Mailadresse ausgefüllt werden.

Optional ist es auch möglich ein Bild oder Foto aus vorhanden Dateien zu hinterlegen.

Im erstellten Benutzer können anschließend die Zugriffsrechte und Präferenzen eingestellt werden.

​

​

​​Unter dem Abschnitt Zugriffsrechte kann der neue Benutzer einem oder mehreren  Unternehmen, 

​sowie ​​Standorten zugewiesen werden. Hier wird ​auch der Hauptstandort festgelegt.

Des Weiteren werden die Zugriffs- und Nutzungsrechte der einzelnen Bereiche vergeben, was für den Benutzer einen Einfluss auf die Menge der Apps auf der Startseite zur Folge hat.

Im Benutzerabschnitt Präferenzen sind weitere Einstellungen möglich und es kann eine digitale Signatur, sowie eine E-Mail-Signatur hinterlegt werden. Bei der E-Mail Signatur kann die integrierte Befehlseingabe über „/“ genutzt werden.

Jetzt kann der Benutzer in der Benutzerliste ausgewählt werden.

Mit einem Klick auf den Mitarbeiter kommt man in das unten abgebildete Menü.

Benutzer archivieren: 

Anwendbar für Mitarbeiter zum Beispiel in Elternzeit oder im Sabbatical.

Man findet den Punkt Archivieren, wenn man auf das Einstellungssymbol klickt. 

Mit einem Klick auf „Archiviert“ wird der Kunde archiviert.

Wenn der Benutzer archiviert ist, ist er inaktiv. Jetzt kann man ihn nur noch über den Filter Inaktive Benutzer finden.

Benutzer löschen:

Wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, sollte man diesen unbedingt löschen.

Im selben Menü wie Archivieren findet man auch den Punkt Löschen.

Es reicht ein Klick auf das Einstellungssymbol  und so kann man „Löschen“ auswählen.

Voraussetzung: Benutzer ist bereits angelegt siehe Handout -> Benutzer anlegen.

Wenn der Benutzer angelegt ist, kann man diesen mit einem Klick auf die Schaltfläche „Mitarbeiter anlegen“ als Mitarbeiter einbinden.

Jetzt erscheint bei ihrem Benutzer ein neues Symbol.

Mit einem Klick auf das Symbol, kommt man direkt in die HR-Einstellungen. (3. Reiter)

Klicke im Dashboard oben rechts auf das markierte Symbol.

Nun kann man unter dem Menüpunkt „Passwort“ das Passwort ändern. 

Wenn alle Passwortanforderungen stimmen, kann man das Passwort speichern.

Über die Schaltfläche Kontoeinstellungen, im Unterpunkt Sicherheit gelangt man zum Menüpunkt Zwei-Faktor- Authentifizierung.

Nach dem Klick auf Neu, öffnet sich das Kontaktfenster, jetzt kann man festlegen, ob man einen Kunde oder Lieferanten anlegen möchte.

Wenn das Feld unten rechts „Hinzufügen“ geklickt wird, kann man Extraadressen anlegen.

So kann man bei einem Kunden mehrere Adressen und Ansprechpartner hinterlegen.

Zum Beispiel kann man eine Extralieferadresse oder Mahnadresse hinterlegen.

Nach den speichern und schließen, hat man eine neue z.B. Rechnungsadresse für den Kunden angelegt.

Im Reiter Einwilligungen, kann festhalten werden für welche Kommunikation der Kunde sein Einverständnis gegeben hat oder ob er die Datenschutzverordnung unterschrieben hat.

Im Reiter Buchhaltung kann man die Bankverbindung vom Kunde eingeben.

Nach dem Klick auf Neu, öffnet sich das Kontaktfenster, jetzt kann man festlegen, ob man einen Lieferanten oder Kunde anlegen möchte.

Wenn das Feld unten rechts „Hinzufügen“ geklickt wird, kann man Extraadressen anlegen. 

So kann man bei einem Lieferanten mehrere Adressen und Ansprechpartner hinterlegen.

Zum Beispiel eine Extralieferadresse oder Rechnungsadresse hinterlegen.

Nach den speichern und schließen, hat man eine neue z.B. Rechnungsadresse für den Kunden angelegt.

Im Reiter Einwilligungen, kann festhalten werden für welche Kommunikation der Kunde sein Einverständnis gegeben hat oder ob er die Datenschutzverordnung unterschrieben hat.

Im Reiter Buchhaltung kann man die Bankverbindung vom Kunde eingeben.

Unter „Zeile hinzufügen“ kann man ein Konto vom Lieferant hinterlegen.

Mit „Speichern und schließen“ beendet man den Vorgang und das neu angelegte Konto wird hinterlegt.

Warnungen für Käufer und Verkäufer anlegen.

In dem Reiter Interne Notizen, können Hinweise oder auch Warnungen angelegt werden.

Zum Beispiel können hier auch Rechnungen per Link hinterlegt werden oder direkte Warnungen, die bei Verkauf oder Einkauf erscheinen.

Eingerichtet sieht es dann so aus:

Hier im Beispiel, wurde eine offene Rechnung hinterlegt. In diesem Menü gelangt man mit dem „/“ Befehl. So können auch Tabellen oder Checklisten eingefügt werden.

Die Warnungen pflegt man unten rechts.

Und in dem Moment, wenn ein Angebot für diesen Kunden angelegt wird, erscheint die Warnung und der Mitarbeiter kann entsprechend handeln.

Produkte/Artikel können in folgenden Apps angelegt werden:

Um einen Artikel, welcher verkauft werden soll anzulegen, gehen Sie zunächst über eine der betreffenden Apps und wählen den Reiter „Produkte“.

Das Kassensystem wechselt automatisch zur Produktansicht. Hier können dann neue Produkte/Artikel angelegt und bestehende geändert werden.

In dieser Tabelle wird der Produktname, Technische Daten, Preis… festgelegt.

In dieser Tabellenübersicht werden wichtige Produktspezifische Daten hinterlegt.

Zum Beispiel im Reiter „Allgemeine Informationen die Produktart (Lagerfähiges Produkt, Verbrauchsartikel, Dienstleistung, Kombi), Kundensteuern (Vorgefertigte Steuersätze), Abrechnungspolitik (Bestellte oder gelieferte Mengen).

Hier werden auch die EAN-Nummern für Seriennummern geführte Artikel hinterlegt.

 ​In der App „Verkauf“ kann man Preislisten erstellen, um gezielt Rabattaktionen zu steuern oder Stammkundenrabatte zu verwalten.

Grundeinstellungen für die Preislisten werden im Reiter „Konfiguration“ unter „Einstellungen“ getroffen.

Um Preislisten zu verwenden, muss der Haken bei Preislisten gesetzt sein.

Zu den Preislisten gelangt man über die Konfiguration  oder über den Reiter Produkte à Preislisten.

In diesem Fenster kann man alle angelegten Preislisten sehen, bearbeiten oder löschen.

Die Preisregeln kann man im ersten Reiter konfigurieren.

In diesem Beispiel kommt die Rabattberechnung auf ein bestimmtes Produkt zum Tragen (25% Rabatt auf das Samsung A556B). Die Gültigkeit kann eingestellt werden, im Beispiel auf 24.12. bis 31.12.

Über „Speichern & schließen“ schließe ich die Preislistenregelerstellung ab und nun wird sie in die Übersicht übernommen. Die Reihenfolge der Preislisten beeinflusst den angewandten Ablauf.

​In der App Kontakte unter dem 3. Reiter („Verkauf&Einkauf“) in der Registerkarte, des gewählten Kunden, besteht die Möglichkeit eine Standardpreisliste  ​zu hinterlegen.

Das Einpflegen der EAN-Nummern ist optional und erfolgt bei Neuanlage der Produkte, kann aber auch im Nachgang geändert werden. Beim Scannen/Eingeben der EAN wird automatisch ein Barcode erstellt.

Eine Dopplung der EAN-Nummer ist systemseitig nicht möglich, sondern wird automatisch durch ein Präfix ergänzt. Dazu wird eine dreistellige Zahl vor die EAN- Nummer gesetzt, um eine doppelte Vergabe der EAN im System auszuschließen.

Auf Kundenbelegen kann die Seriennummer als Barcode angezeigt werden.

Der Haken im Menüpunkt bei „Los-& Seriennummern auf Rechnungen anzeigen“ muss gesetzt bleiben. Da sonst die SN/Barcode auf dem Kundenbeleg/Rechnung nicht angezeigt wird.

In easyfilius werden Seriennummern in dem Modul Lager über den Menüpunkt „Produkte“ verwaltet.

Durch das Betätigen des Buttons „Mehr“ ist es unter anderem möglich, die Seriennummer zurückzuverfolgen.

Wenn das Produkt/Artikel angelegt ist, kann über den Button „Rückverfolgbarkeit“, ein „Rückverfolgbarkeitsbericht“ eingesehen und gedruckt werden.

Im Rückverfolgbarkeitsbericht kann unter der Seriennummer des Artikels die Aktivitäten in den Bereichen Wareneingang und Warenausgang nachvollzogen werden.

Über den Button „Verkäufe“ kommt man direkt zu dem betreffenden Verkaufsauftrag.

In dieser Ansicht können Grundinformationen zum Vorgang eingesehen werden.

Zum Beispiel Rechnungsstatus, Marge, Vertriebsmitarbeiter, Auftragsdatum.

Für detailliertere Informationen auf den Vorgang klicken.

In dieser Ansicht sind die genauen Informationen einsehbar, mit der Möglichkeit in die Rechnung zu wechseln.

In der folgenden Ansicht können alle Daten des Verkaufsauftrages geprüft werden.

Auf Kundenbelegen wird die Seriennummer und Rechnungsnummer als Barcode angezeigt.

Für spezielle Kategorien (z.B. Gefahrgut, Werbemittel, Verbrauchsmaterialien, usw.) können separate Lagerhäuser angelegt werden.

 Sollten bereits Einlagerungsregeln als Excel-Datei vorliegen, so können diese auch direkt über das Zahnrad importiert werden.

Beim Erstellen eines neuen Lagerhauses wird automatisch ein Name hinterlegt, welcher aus dem Standort und einer fortlaufenden Nummerierung besteht. Eine Umbenennung zur besseren Übersicht ist jedoch ratsam.

Über den Lagerort kann der aktuelle Bestand in dem Lager und die Einlagerungsregeln aufgerufen werden. Zudem können weitere Lagerorte angelegt werden für genau definierte Bereiche im Lagerhaus.

Die Routen sind direkt über das Lagerhaus erreichbar und regeln den Warenfluss für einzelne Aktionen, wie z.B. dem Verkauf.

Ein Lagerort kann einen festen Bereich im Lagerhaus (z.B. ein Regal, ein Raum, usw.) genauer definieren.

Sollten bereits Einlagerungsregeln als Excel-Datei vorliegen, so können diese auch direkt über das Zahnrad importiert werden.

Der Lagerortname sollte den definierten Bereich eindeutig benennen.

Über eine Auswahlfunktion kann der übergeordnete Lagerort bestimmt werden.

Es ist möglich eine Hierarchie aufzubauen in dem man immer kleinere Abschnitte begrenzt und diese dem vorangegangenen Lagerort zuordnet.

Es sind weitere Einstellungen im Lagerort möglich, um z.B. Retouren bzw. Ausschuss zu erlauben/auszuschließen oder Entnahmestrategien wie First in- First out festzulegen.

Vom Lagerort kann direkt auf den aktuellen Bestand und die Einlagerungsregeln zugegriffen werden.

Es besteht die Möglichkeit erhaltene Artikel bei Wareneingang direkt in ein Lagerhaus bzw. auf einen speziellen Lagerort zu routen.

Sollten bereits Einlagerungsregeln als Excel-Datei vorliegen, so können diese auch direkt über das Zahnrad importiert werden.

Bei Neuanlage wird automatisch eine leere Zeile fortlaufend hinzugefügt, wobei die Spalten anschließend über eine Auswahlfunktion gefüllt werden können.

Über die Lager-App besteht die Möglichkeit alle Einträge (z.B. Einkauf, Verkauf, Lagerbewegung usw.) zu einer Seriennummer nachzuvollziehen.

Es gibt zwei Varianten der Ansicht.

​1. Auflistung der Seriennummern in fortlaufender Nummerierung

​

​2. Über den Suchfilter „Produkt“ werden die Artikel aufgelistet und durch Auswahl des Produktes werden alle Seriennummern von diesem angezeigt.

​

Unabhängig vom Filter kann in der Suchmaske eine Seriennummer auch direkt eingegeben werden.

Nach der Auswahl sind alle Aktionen, welche zu dieser Seriennummer erfolgt sind, in der oberen Zeile ersichtlich und können direkt angesteuert werden.

Um eine Bestellung über den easyfilius auszulösen, ist im Einkauf eine Angebotsanfrage erforderlich.

Bei der Bestellung über den Lieferant aetka kann direkt eine Abfrage über die Verfügbarkeit des Produktes und den aktuellen Bestellstatus erfolgen.

Die Bezeichnung “New“ bei der Angebotsvorlage ist nicht manuell änderbar, sondern wird automatisch fortlaufend nummeriert nach dem ersten Speichern.

Unter dem Reiter „Produkte“ können bei aetka gelistete Produkte, Stücklisten und auch Verpackungseinheiten hinzugefügt werden. Im späteren Wareneingang gibt es die Möglichkeit ein Bundle auf die Einzelartikel aufzuteilen. 

 Über den Prognosebericht können Vorgänge und Erfahrungswerte zum Produkt aufgerufen werden.​

​

​Bei bestehenden Auftragsreservierungen werden diese bereits zugeordnet und nach dem​ ​Wareneingang von dem verfügbaren Bestand abgezogen. Die Reservierung kann auch​ ​aufgehoben werden. Um den Lieferauftrag im Verkauf abzuschließen, muss dieser jedoch ​ ​neu validiert werden.

In dem Reiter „Weitere Informationen“ können zusätzliche Einstellungen erfolgen, um z.B. über das Feld „Referenzbeleg“ die Bestellung einem bestimmten Verkaufsauftrag zu zuordnen. Empfehlenswert ist es Wareneingangsnotizen zu hinterlegen, um bereits den Einzelartikel einer Verpackungseinheit zu benennen oder auf eine enthaltene Stückliste hinzuweisen. Die Einzelartikel einer Stückliste werden bei der Lieferung durch die Schnittstelle zum Lieferant aetka automatisch mitgegeben und müssen nicht manuell hinzugefügt werden.

​Nach der Bestätigung des Auftrags wird eine Bestellung ausgelöst und die Bearbeitungsoptionen ändern sich.

Sobald sich der Status von „Anfrage gesendet“ auf „Bestellung“ ändert, wird der Schnellzugriff für den Wareneingang freigeschaltet. 

Es ist in der Angebotsanfrage und allen Folgebelegen jederzeit möglich intern Aufgaben zu vergeben, Nachrichten zu senden oder Notizen zu hinterlassen.

Nachdem im „Einkauf“ eine automatische Bestellung beim Lieferant aetka erfolgt ist, erscheint in der Angebotsanfrage ein Direktzugang zum Erfassen des Wareneingang.

Dieser wird auf Grundlage der Bestellung automatisch erstellt.

Im Vorgangslogging erscheint nach Versand der Bestellung durch den Lieferanten aetka eine entsprechende Information.

Zudem werden die in der Lieferung enthaltenen Seriennummern/IMEI‘s automatisch hinterlegt.

Die in der Angebotsanfrage hinterlassene Notiz unter Reiter „Weitere Informationen“ erscheint in dem Wareneingang als Hinweis dauerhaft.

Der vorbelegte „Ziellagerort“ kann über eine Auswahl der vorhandenen Lagerorte manuell geändert werden. Zusätzlich besteht die Möglichkeit in der Position einen abweichenden Lagerort über die Lagerbuchung  zu bestimmen.

Die Aufteilung von Stücklisten oder auch einer Verpackungseinheit erfolgt über den Baustein in der Zeile des Produktes.

Für die Bearbeitung öffnet sich anschließend das Fenster „Bündel aufteilen“ in dem die Einzelartikel der Stückliste automatisch aufgeführt sind. Der Einzelpreis der Kinder muss manuell eingetragen werden.

Wenn der Gesamtpreis übereinstimmt, wird der Vorgang mit „Anwenden“ abgeschlossen und übertragen.

Die Aufteilung kann in diesem Status auch zurückgesetzt werden.

Bei Produkten die IMEI- oder Seriennummern-geführt sind, ist eine Validierung dieser für die Bestandsaufnahme erforderlich.

Es öffnet sich eine Übersicht zum Abgleich der von Lieferant aetka angekündigten Seriennummern bzw. IMEIs.

Eine abweichende Eingabe wird nicht eingetragen und es erscheint eine Fehlermeldung.

Übereinstimmende Seriennummern/IMEI’s können mit „Bestätigung“ übernommen werden und es erfolgt eine automatische Zuordnung zur Wareneingangsposition. 

Sollte eine angekündigte Seriennummer/IMEI nicht übereinstimmen, muss diese manuell der Position zugeordnet werden.

Über die Positionsdetails  öffnet sich die „Lagerbuchung“, in der die Seriennummer/IMEI manuell hinzugefügt werden kann. Diese sollte jedoch 

erst zum Schluss hinzugefügt werden, da sie sonst wieder überschrieben wird.

An dem Wareneingang können Lieferpapiere als Anhang hinterlegt werden. Dazu ist es erforderlich, dass diese lokal gespeichert sind bzw. heruntergeladen wurden. Nach Betätigen der Anhang-Schaltfläche  öffnet sich für die Auswahl der Datei-Explorer.

Wenn alle Positionen bearbeitet wurden, kann der Wareneingang validiert werden. Dadurch erfolgt die Lagerbuchung und die Produkte sind für den Verkauf verfügbar. Nach Abschluss erhält der Wareneingang den Status erledigt und es ändert sich die Bearbeitungsauswahl.

Es ist im Vorgang jederzeit möglich intern Aufgaben zu vergeben, Nachrichten zu senden oder Notizen zu hinterlassen.

Bei einer Bestellung über den Karlo oder dem Kundenbetreuer des Lieferant aetka wird nach Versand der Pakete automatisch ein Wareneingang als Entwurf angelegt.

Nach Erhalt der Ware, muss dieser in der „Lager“ App unter „Eingänge“ bearbeitet und bestätigt werden.

Es öffnet sich eine Übersicht aller Wareneingänge. Um diese auf den richtigen Vorgang einzugrenzen, können verschiedene Informationen in die Suche eingegeben werden.

​ ​

​ ​Suche:

​ ​-          702… (Lieferschein Nummer) als „Transfer“ oder „Referenzbeleg“

​ ​-          bestellte Produktnummer als „Produkt“  

​ ​-          Paketnummer als „Sendungsverfolgungsnummer“

​ ​-          erwartete Seriennummer/IMEI als „Erwartete Seriennummer“

Durch Auswahl der entsprechenden Zeile wird der Entwurf geöffnet und kann anschließend gegebenenfalls angepasst werden. 

Für eine vollumfängliche Bearbeitung muss über den Button „Als To-do markieren“ der „Entwurf“ auf „Bereit“ gestellt werden.

Erst danach ist es möglich Stücklisten und Verpackungseinheiten aufzulösen oder Seriennummern einzufügen bzw. zu validieren.

Die Aufteilung von Stücklisten oder auch einer Verpackungseinheit erfolgt über den Baustein in der Zeile des Produktes.

Für die Bearbeitung öffnet sich anschließend das Fenster „Bündel aufteilen“ in dem die Einzelartikel der Stückliste automatisch aufgeführt sind. Der Einzelpreis der Kinder muss manuell eingetragen werden.

Wenn der Gesamtpreis übereinstimmt, wird der Vorgang mit „Anwenden“ abgeschlossen und übertragen.

Die Aufteilung kann in diesem Status auch zurückgesetzt werden.

Bei Produkten die IMEI- oder Seriennummern-geführt sind, ist eine Validierung dieser für die Bestandsaufnahme erforderlich.

Es öffnet sich eine Übersicht zum Abgleich der von Lieferant aetka angekündigten Seriennummern bzw. IMEIs.

Eine abweichende Eingabe wird nicht eingetragen und es erscheint eine Fehlermeldung.

Übereinstimmende Seriennummern/IMEI’s können mit „Bestätigung“ übernommen werden und es erfolgt eine automatische Zuordnung zur Wareneingangsposition.

Sollte eine angekündigte Seriennummer/IMEI nicht übereinstimmen, muss diese manuell der Position zugeordnet werden.

Über die Positionsdetails  öffnet sich die „Lagerbuchung“, in der die Seriennummer/IMEI manuell hinzugefügt werden kann. Diese sollte jedoch erst zum Schluss hinzugefügt werden, da sie sonst wieder überschrieben wird.

An dieser Stelle kann auch der Lagerort manuell für jede einzelne Seriennummer angepasst werden.

Sofern keine Einlagerungsregeln hinterlegt sind, kann der Ziellagerort für alle Positionen im Wareneingang fest ausgewählt werden.

An dem Wareneingang können Lieferpapiere als Anhang hinterlegt werden. Dazu ist es erforderlich, dass diese lokal gespeichert sind bzw. heruntergeladen wurden. Nach Betätigen der Anhang-Schaltfläche  öffnet sich für die Auswahl der Datei-Explorer.

Wenn alle Positionen bearbeitet wurden, kann der Wareneingang validiert werden. Dadurch erfolgt die Lagerbuchung und die Produkte sind für den Verkauf verfügbar. Nach Abschluss erhält der Wareneingang den Status erledigt und es ändert sich die Bearbeitungsauswahl.

Es ist im Vorgang jederzeit möglich intern Aufgaben zu vergeben, Nachrichten zu senden oder Notizen zu hinterlassen.

Diese Funktion kann für teilautomatisierte Produktauffüllungen, sowie manuelle Auflistungen knapper Produkte genutzt werden.

Es wird eine neue Zeile hinzugefügt, in der Produkt, Lagerort und Route ausgewählt, sowie Mindest- und Höchstmenge eingetragen werden können. Die restlichen Spalten werden automatisch gefüllt.

Bei fehlender Route wird auf die oberste angehakte Route im Reiter „Lager“ des Produktes zugegriffen.

Gleiches gilt für den Lieferanten im Reiter „Einkauf“. Auch hier erfolgt die Auswahl auf den Ersten, der im Produkt aufgeführt ist.

Um einen Lieferanten für die Nachbestellregel fest zu bestimmen, kann dieser über das Informationszeichen direkt zugeordnet werden.

Die erstellte Angebotsanfrage erfolgt auf den ausgewählten Lieferanten, bis die Aktivierung aufgehoben oder auf einen anderen Lieferanten umgelegt wird.

Dafür muss auf die Zeile des Lieferanten geklickt werden. Es öffnet sich dann die Lieferanteninformation und wenn diese geschlossen wurde, erscheint wieder die Möglichkeit „Als Lieferant festlegen“.

Für die Auswahl, ob das Produkt automatisch oder manuell aufgefüllt werden soll, muss die Spalte „Auslöser“ erst aktiviert werden.

Sobald der Vorrat die Mindestmenge unterschreitet:

• ​ ​werden bei der Auswahl „manuell“ mehrere Optionen in der Auflistung der Nachbestellregeln bzw. in der Auffüllliste angezeigt.

​ ​

​ ​

​ ​

• ​ wird bei automatischem Auslöser direkt eine Angebotsanfrage im Einkauf erstellt, wobei es alle nachzubestellenden Produkte eines Lieferanten zusammenfasst.
  ​ ​Vor der Bestellung sind noch Anpassungen möglich, da der Auftrag für die Übermittlung an den Lieferanten manuell bestätigt werden muss.

Es ist möglich in der App Einkauf bei Angebotsanfragen mit der Suchmaske „Referenzbeleg für: Auffüll“ die entsprechenden Bestellungen herauszufiltern oder einen benutzerdefinierten Filter anzulegen, welcher für die Wiederverwendung abgespeichert werden kann.

Ein neues Angebot erstellt man in der Applikation Verkauf mit einem Klick auf Neu.

Angebot ohne Freischaltung erstellen:

Jetzt öffnet sich das unten abgebildete Fenster. Hier kann man alle Details zum Angebot eingeben.  

Nachdem der Kunde ausgewählt ist, kann man das Angebot mit einem Produkt füllen. Dafür klickt man auf Produkt hinzufügen, jetzt öffnet sich die Suche und man kann unter dem Punkt „mehr suchen“ alle angelegten Artikel finden.

Nun kann man das Produkt (in diesem Fall ein iPhone 14 Plus 256GB) auswählen. Im Auftrag besteht jetzt die Möglichkeit, Preise anzupassen, Notizen zu hinterlegen oder auch Rabatte zu ergänzen. Die Änderungen haben direkte Auswirkungen auf den Preis und die Margen

Angebot mit Freischaltung erstellen:

Wenn ein Angebot mit Freischaltung erstellt werden soll, ist es wichtig die selbst erstellen VO-Nummern im Angebot auszuwählen. Dies dient der Zuordnung im Warenwirtschaftssystem und der Kalkulation im FAST. Die Freischaltung erfolgt über das Netzbetreiberportal.

Nun kann man den Tarif oder Optionen im Angebot unter dem Symbol  hinzufügen. Mit dem „plus“ gelangt man direkt ins FAST.

Wenn das Angebot mit Gerät erfolgen soll, fügt man es wie oben beschrieben ein und legt den Vertrag mit dem  dahinter. Die FAST Anmeldung passiert automatisch und wird über den KOMSA Login gesteuert.

Im FAST kann jetzt der passende Vertrag/Tarif hinzugefügt werden. Man hat auch die Möglichkeit eigene Tarife, Optionen und Sonderprovisionen anzulegen und hinzu zubuchen.

Im FAST hat der Administrator das Recht, Benutzer anzulegen und Rechte zu verteilen.

Das Feld „Ergebnisse anzeigen“ öffnet die Berechnung/Kalkulation.

In diesem Fenster sieht man alle relevanten Punkte zum Angebot und kann auch Tarife und Geräte prüfen.

In diesem Fenster sieht man alle relevanten Punkte zum Angebot und kann auch Tarife und Geräte prüfen.

Mit dem Symbol öffnet man die Kalkulation.

In der Kalkulation kann man zwischen 2 Ansichten switchen. In der Händleransicht sieht man die Marge und in der Beratungsansicht nicht. Die Ansichten, kann man oben rechts wechseln.

Wenn das Angebot passend ist, kann man mit dem Feld „Kalkulation übernehmen“ die Daten in den EF5 übertragen.

Hier besteht die Möglichkeit das Angebot als PDF zu drucken.

Das fertige Angebot als PDF:

Solange das Angebot noch nicht gesendet ist, kann man noch Änderungen vornehmen. Um das Angebot als gesendet zu markieren, kann es direkt per Mail zum Kunde geschickt werden (hier ist die Einrichtung eines E-Mail Servers erforderlich) oder man geht auf das Zahnrad Symbol und wählt manuell „Als gesendet markieren“.

Alternativ kann eine Bestätigung auch per Klick auf die Schaltfläche „Bestätigen“ erfolgen.

Das fertige Angebot sollte so aussehen:

Wenn das Angebot bestätigt ist, kann man den Auftrag beliefern. In dem man auf die Schaltfläche „Lieferung“ klickt.

Jetzt kann man die vorrätige Seriennummer erfassen und mit „Speichern“ zuordnen.

Mit einem Klick auf „Validieren“ beendet man den Auftrag und kann nun über das Angebot die Rechnung erstellen.

Die Maske im easyfilius sollte dann so aussehen:

Im Verkaufsauftrag und im Angebot kann man nun mit einem Klick auf „Rechnung erstellen“, eine Rechnung erzeugen. Hier gibt es einen Zwischenschritt, die Abfrage, ob man eine reguläre Rechnung erzeugen möchte oder eine Anzahlung in Prozent oder einen festen Anzahlungsbetrag.

Mit einer regulären Rechnung schließt man den Zwischenschritt ab und gelangt zur Rechnungsmaske.

Wenn der Kunde eine Anzahlung leisten möchten gibt es im easyfilius die Möglichkeit über einen festen Betrag oder eine prozentuelle Anzahlung.

Nun kann man den Rechnungsentwurf über Vorschau anzeigen lassen oder man bestätigt die Rechnung direkt.

Mit einem Klick auf dieses Feld 

Erscheinen oben in der Leiste diese Buttons, so kann man jederzeit in die Lieferung und die Rechnung springen.

Jetzt gibt es verschiedene Wege, die Rechnungen zum Kunde zu übermitteln. Man kann sie direkt per Mail verschicken, dafür benötigt man einen eingerichteten E-Mail-Server. Oder man lädt die Rechnung herunter und kann sie direkt ausdrucken oder mit einer gewünschten Form an den Kunde übermitteln.

Eine Bestandsabfrage bei aetka ist direkt im Einkaufs- und Verkaufsbeleg über die Schaltfläche „aetka Bestand prüfen“ möglich.

Sollte der Artikel vorrätig sein, wird das kleine Lieferauto in der untersten Zeile grün.

Unter dem Reiter Produkte -> Produkte findet man den Produktkatalog. In Diesem sind alle Artikel aufgelistet.

Mit Klick auf den „Stern“, markiert man den Artikel als Favorit. Nun wird dieser Artikel künftig immer als erstes im Produktkatalog angezeigt.

Wenn man in der Angebotserstellung ist, kann man den Katalog aufrufen und hat auch hier die Favoriten als erstes stehen.

Die Rechte eines einzelnen Mitarbeiters, kann man in den allgemeinen Einstellungen in der Benutzerverwaltung ändern.

Kasse neu anlegen:
Eine neue Kasse, kann man unter der Kachel Einstellung im Kassensystem anlegen.                   

Unter dem Punkt  kann man eine neue Kasse anlegen und diese auch einrichten. Im Fenster kann man jetzt einen Namen vergeben und die angelegte Kasse speichern.

Kasse löschen:
Eine fälschlich angelegte Kasse kann man löschen.

Dafür klickt man auf die Kachel Kassensystem.

Dann auf dem Menüpunkt Konfigurationen.

In diesem Menüpunkt sieht man alle angelegten Kassen und nun kann man die zu löschende Kasse markieren und mit der Schaltfläche Aktionen die ausgewählte Kasse löschen.

Mit Bestätigung dieser Meldung wird die Kasse unwiderruflich gelöscht.

Kasse archivieren:
Mit der Schaltfläche „Aktion“ „Archivieren“ kann man die Kasse ausblenden. Falls man eine Kasse nicht mehr benötigt aber schon Buchungen erfolgt sind.

In der App „Kassensystem“ unter Konfiguration -> Einstellungen finden man die Möglichkeit ein Kundendisplay auszuwählen und dieses zu konfigurieren.

Unter dem Menüpunkt „Verbundene Geräte“, wird der Haken bei Kundendisplay gesetzt.

Der easyfilius 5 bietet die Möglichkeit ein Hintergrundbild einzufügen.

Mit „Speichern“ beendet und sichert man die Einstellungen für das Kundendisplay.

Nun kann man in der eingestellten Kasse den Menüpunkt „Kundendisplay“ sehen.

Im Kundendisplay wird nun, der eben eingestellte Hintergrund angezeigt aber auch das eingestellte Unternehmenslogo im Dokumentenlayout.

Das fertig konfigurierte Kundendisplay sieht dann so aus:

Produktkategorien ohne Produkt anlegen:

In den Konfigurationen sind die „Kassensystem-Produktkategorien“ zu finden.

Mit einen klick auf „Neu“ kann man eigene Kategorien anlegen.

Hier im Beispiel wurde eine neue Kategorie namens Beispielkategorie angelegt. Mit dem Cloudsymbol kann man die Kategorie speichern.

Produktkategorien mit Produkt (im Produktdatenblatt) anlegen:

Im Produktdatenblatt unter dem Reiter Verkauf im Kassensystem besteht auch die Möglichkeit bei Produkten die Kassenproduktkategorie einzustellen.

Falls die benötigte Kategorie noch nicht erstellt wurde, kann man sie hier direkt anlegen. Mit dem Menüpunkt „Mehr suchen“ kommt man in das große Auswahlmenü und über „NEU“ kann man neue Kategorien anlegen.         

In der Kasse sehen die fertigen Kategorien dann so aus:

Für die Nutzung der Startkategorie ist es wichtig die Kategorien im Kassensystem oder in der Produktanlage unter Verkauf/Kassensystem zu pflegen. Wie im Handout Produktkategorisierung beschrieben.

Unter dem Menüpunkt Kassensystem-Benutzeroberfläche, kann man sich eine Startkategorie auswählen.  Unter dem Punkt „Mehr suchen“, kann man eine neue Kategorie erstellen.

Die neu angelegte Kategorie wird jetzt gespeichert und ausgewählt. Wenn Alles richtig erstellt wurde, sieht die Einstellung jetzt so aus.

Mit dem Klick auf „Speichern“ oben links, werden die Einstellung übernommen.

In unserer geöffneten Kasse sieht man jetzt die voreingestellte Kategorie „Test Geschenkkarte“.

 In der App „Kassensystem“ sind alle vorhanden Kassen hinterlegt.

Bei der Kassenöffnung- und Schließung ist es erforderlich, die gezählten Beträge an entsprechender Stelle einzugeben. Das Eingeben der Salden erfolgt mit Zahleneingabe oder über das Symbol“   “. Im Menü „Münzen/Scheine“ erfolgt die Eingabe über die Auswahl der vorhandenen Geldmittel.

Kasseneröffnung:

Die Kasse wird mit der Schaltfläche „Neue Sitzung“ -> „Sitzung öffnen“ geöffnet.

Mit dem Anmeldefenster wird der Kassierer für die Kasse registriert.

Kassenabschluss:

Um einen Kassenabschluss durchzuführen -> Symbol -> Sitzung schließen.

Das aktuelle Kassensaldo muss im Feld „Gezählt“ eingegeben werden. Differenzen werden immer mit rot angezeigt.

 Fehlermeldung bei einer Kassendifferenz

Zahlungsdifferenzen werden im Buchungsjournal erfasst und automatisch validiert.

Es besteht die Möglichkeit Kassendifferenzen erst durch den Administrator freigeben zulassen. Der Menüpunkt befindet sich in den Einstellungen/Kassensystem. Die betreffende Kasse wird im gelben Feld ausgewählt und unter „Maximale Differenz festlegen“, wird die maximal geduldete Kassendifferenz eingetragen. Im Beispiel ist die max. Differenz 1Euro.

Wird die maximale Differenz überschritten, erscheint diese Fehlermeldung:

So kann die fehlerhafte Kassensitzung nicht ohne Bestätigung durch den Administrator geschlossen werden. Jedoch kann in der Kasse weitergearbeitet werden.

Ist die Kasse abgeschlossen, kann man sich den ZBon aufrufen und drucken. Den ZBon findet man im Kassensystem unter „Berichtswesen“ -> “Sitzungsbericht“.

Im Menü „Sitzungsbericht“ -> „Mehr suchen“ gelangt man in die detaillierte Sitzungsberichtübersicht.

Mit dieser Übersicht kann man den ZBon anhand des Status sehen.

 -> ZBon

​ ​    ->  noch offener Sitzungsbericht

Mit dem Befehl „Drucken“ gelangt die Datei in das lokale Downloadverzeichnis. Nun kann die Datei gedruckt, abgelegt oder versendet werden.

Eine Bareinlage/Barentnahme ist über die App Kassensystem in der ausgewählten Kasse möglich.

Dafür wird die Kasse geöffnet und über das Symbol  ein Drop down Menü geöffnet. In diesem Menü kann man nun „Ein-/Auszahlung“ auswählen.

Die Einzahlung wird sofort in dem Dashboard unter der betreffenden Kasse sichtbar. Der Kassensaldo hat sich um 100€ erhöht.

Die Auszahlung funktioniert ähnlich. Auch bei Auszahlungen ändert sich das Kassensaldo:

In der App Buchhaltung unter der ausgewählten Kasse, sind die Ein- und Auszahlungen ebenfalls ersichtlich:

Die Ein- oder Auszahlung kann man direkt in der Buchhaltung validieren.

Wenn das richtige (mit dem Steuerberater abgeklärte) Konto gewählt ist, lässt sich die Zahlung in der Buchhaltung validieren und ist somit abgeschlossen.

Wenn die Zahlung validiert ist und es in der Buchhaltung keine weiteren abzustimmenden Positionen gibt, erscheint dieses Bild und in der Kasse sind die Positionen richtig gebucht.

Die Kasse kann auch über ein touchfähiges Display bedient werden.

Über die Kachel Kassensystem unter Aufträge, Aufträge gelangt man ins Menü.

Hier erscheint die Suchleiste, wo man die zu suchende Seriennummer eingeben oder einscannen kann.

Wenn man mit dem Pfeil über das Auswahlkriterium schwebt, erscheint das Einstellungssymbol. Mit Bestätigung gelangt man in das Untermenü.

Mit Klick auf „Produkt“ kann man jetzt die Los-/Seriennummer auswählen.

Wichtig sind die rot markierten Bedingungen.

So sollte der fertig konfigurierte Filter aussehen:

Die Seriennummer Suche findet den passenden Beleg im Kassensystem.

Bei Bedarf kann man sich die Suche als Favorit anlegen. Mit Klick auf „aktuelle Suche speichern“, kann man sich die Seriennummer Suche abspeichern. Der Haken bei geteilt sollte gesetzt sein und man kann einen Namen vergeben.

Am besten speichert man den Filter ohne Seriennummer.

Jetzt kann man jederzeit den Filter abrufen und nach beliebigen Seriennummern filtern.

 In der App Buchhaltung müssen Zahlungen registriert werden, wenn keine Bank hinterlegt ist, die Zahlungen automatisch erfasst.

Die Zahlung wird im Buchhaltungsdashboard unter dem richtigen Journal angelegt.

In dem ausgewählten Journal kann man auf die Schaltfläche „Neu“ gehen, um eine Zahlung zu erstellen.

Das Fenster: „Neue Transaktion“ öffnet sich und dieses kann man mit den Informationen zu der neuen Zahlung füllen.

Wichtig sind die roten Felder, die müssen für eine reibungslose Buchung identisch zur Rechnung ausgefüllt sein.

 Die Buchung erscheint direkt in dem Journal Bank unter dem Saldo.

Solange die Zahlung ohne  abgebildet ist, ist diese noch nicht validiert.

In der App „Buchhaltung“ kann man Sammelzahlungen für Kunden aber auch für Lieferanten einstellen.

Im Drop down Menü kann man den Menüpunkt „Sammelzahlungen“ finden.

Für Kunden:

Mit einem Klick auf „Neu“ wird eine neue Sammelzahlung angelegt.

In dem Kundenzahlungsfenster kann man verschiedene Parameter einstellen. Der Sammelzahlungstyp sollte nicht verändert werden.

Nun kann man unter „Zeile hinzufügen“ eine neue Sammelzahlung anlegen.

In diesem Fall wird eine Sammelzahlung für den Kunde Maximilian Mustermann angelegt.

Mit Eingabe des Kundennamens kann man sich alle validierten Rechnungen anzeigen lassen und diese einzeln markieren. Die markierten Rechnungen werden unten rechts gleich zusammengezählt.

Nun kann man die Vorgänge auswählen und in der nächsten Maske validieren.

Mit der Schaltfläche „Drucken“ wird die Datei heruntergeladen und im Ordner Downloads gespeichert.

Die Druckansicht sieht folgendermaßen aus:

​

​In der App „E-Signatur“ können Vorlagen erstellt, Rollen verteilt und die fertig bearbeiteten Vorlagen in die Dokumenten App verschoben werden.

Zunächst werden die „Rollen der einzelnen Signaturelemente“ unter dem Menüpunkt Konfigurationen im Reiter „Rollen“ festgelegt.

Nach der Konfiguration müssen die Änderungen gespeichert/validiert werden.  

Auf der Startseite der Anwendung gibt es die Möglichkeit Vorlagen für die spätere Verwendungen einzurichten. Hierzu auf die Schaltfläche neben „PDF-Hochladen & unterzeichnen“ klicken.

Zu Beginn muss eine eigene, vorgefertigte Datei hochgeladen werden, die im weiteren Verlauf an die gewünschten Anforderungen angepasst werden kann. Es können Stichwörter und anpassbare Textfelder (zum Beispiel für Unterschriften vom Unternehmen oder Kunden) vergeben werden.

Nachdem die Vorlage gespeichert wurde, wird man automatisch auf die Startseite der Anwendung zurückgeleitet.

Öffnen Sie eine Vorlage auf der Startseite der E-Signatur.

Die Vorlage kann jetzt noch einmal konfiguriert werden, zum Beispiel umbenannt, mit Stichwörtern oder mit Bearbeitungsfeldern versehen werden.

Um das Dokument verschieben zu können, müssen hier die „Vorlageneigenschaften“ angepasst werden.

Den „Arbeitsbereich für die unterschriebenen Dokumente“ auswählen.

Ist der Arbeitsbereich festgelegt, kann über den Button „Vorlagen/Template“ wieder auf die Vorlage zurückgesprungen werden.

Das Dokument kann über das Feld „Jetzt unterzeichnen“ bestätigt und unterschrieben werden.

In diesem Fall „Kunde auswählen“ und ein weiteres Mal bestätigen.

Im Feld „Zum starten Klicken“ kommt man zu den eingerichteten Bearbeitungsfeld.

Im Bearbeitungsfeld „Signatur“ den Betreffenden unterzeichnen lassen, validieren und senden.

Das Dokument kann nun heruntergeladen oder einfach geschlossen werden.

Das fertige Dokument wird an der „Ersten Stelle“ der Startseite angezeigt und auch die Anzahl der abgeschlossenen und unterzeichneten Dokumente.

Beim Wechsel in die Dokumenten App, wird das fertige unterzeichnete Dokument mit einem Übergabeprotokoll in dem für den vorher festgelegten Arbeitsbereich angezeigt.

Mit der Schaltfläche „Ein PDF hochladen & unterzeichnen“ werden die vorgefertigten Dokumente aus den „eigenen Dateien“ in die App hochgeladen werden.

Nach der Auswahl des Dokumentes wird man direkt zu der Bearbeitungsmaske geleitet.

Hier ist es möglich den Namen des Dokumentes zu ändern, Stichwörter für die Nachverfolgung zu vergeben und Bearbeitungsfelder hinzuzufügen, um das Dokument zum Beispiel zu unterschreiben oder ein Datum einzufügen.

Auf „Jetzt unterzeichnen“ klicken, den Unterzeichner, in diesem Fall das Unternehmen auswählen, die Zeilen unter Optionen prüfen und ggf. einen Kontakt in Kopie einfügen. Bestätigen mit „Jetzt unterzeichnen“.

Diese Bearbeitungsmaske zeigt oben rechts den Unterzeichner, der im Signaturfeld seine Unterschrift einfügt.

Das Dokument validieren, um es abzuschließen

und bei Bedarf herunterzuladen.

Das fertige Dokument wird an erster Stelle im Dokumentenspeicher abgelegt.

Maus über das zu archivierendes Dokument bewegen, es erscheint ein Drop/Down Menü mit der Auswahlpunkt „Archivieren“.

Bei der Auswahl des Menüpunktes wird das Dokument aus der Ansicht genommen.

Das Dokument kann auch jederzeit wieder aus dem „Archiv“ zurückgeholt werden.

Dazu bitte wie folgt vorgehen:

Im „Reiter“ Dokumente, gibt es die Möglichkeit Filter zu setzen. Wählen Sie den Filter „Archiviert“ und das Dokument aus, welches wiederhergestellt werden soll.

Um eine Vorlage wiederherzustellen, muss ein „Benutzerdefinierter Filter“ gesetzt werden.

Man wird automatisch zu den „Archivierten Vorlagen“ weitergeleitet. Mit dem Mauszeiger über die wiederherzustellende Vorlage gehen und den Menüpunkt „Wiederherstellen“ auswählen.

Individuelle Dokument wie zum Beispiel die Einwilligung zu „DSGVO“ müssen separat und außerhalb vom „easyifilius“ als PDF erstellt werden.

Wenn das Dokument erstellt wurde, kann es jederzeit in den „easyfilius“ hochgeladen und bearbeitet werden. In der „E-Signatur“ einfach auf „Ein PDF hochladen & unterzeichnen“ klicken und das Dokument aus den „Eigenen Dateien“ auswählen und hochladen.

Nun kann das Dokument mit den betreffenden Textfeldern bearbeitet werden.

Einfach die Bearbeitungsfelder an die entsprechenden Stellen im Text ziehen.

Danach auf „Jetzt unterzeichnen“ klicken.

Das Feld für „Unterzeichner“ ausfüllen und gegebenenfalls die Felder in der Rubrik „Optionen“ anpassen, danach auf jetzt unterzeichnen klicken.

Jetzt wird man automatisch zu der „hochgeladenen und konfigurierten“ Datei geleitet.

Auf die Schaltfläche „ZUM STARTEN KLICKEN“ klicken.

Die Bearbeitungsfelder werden „automatisch, gemäß ihrer Konfiguration“ ausgefüllt.

Nachdem Unterzeichnen das Dokument validieren und senden.

In dem Moment, indem das Dokument validiert wird, wird es per Mail an den Kunden geschickt. Es gibt auch eine Erinnerung an vorherige Dokumente, die noch zu unterschreiben sind.

Das fertig unterschriebene Dokument befindet sich in der App „E-Signatur“ unter dem Reiter „Dokumente“.

Über das Drop/Down Menü im Dokument, kann über den Reiter Details geprüft werden, ob das Dokument vollständig bearbeitet wurde.

Auch werden die Kommunikation und der Mailverkehr hier angezeigt und der betreffende Mitarbeiter bekommt das Dokument in seinen Bereich zu den „Kontakten“ übertragen.

Meta Developer Account vorbereiten:

Erstelle oder öffne deinen Meta Developer Account. Erstelle eine neue App, verbinde die App mit deinem Business Manager und aktiviere die WhatsApp Business API.

1. Öffne https://developers.facebook.com
2. Melde dich mit deinem Facebook‑Business‑Konto an.
3. Klicke oben rechts auf Meine Apps → App erstellen.

4. Wähle Sonstiges und dann Business als App‑Typ.
5. Gib der App einen Namen (z. B. „easyfilius“).
6. Verbinde die App mit deinem Business Manager

WhatsApp Business Account (WABA) einrichten:

Jetzt kann man WhatsApp auswählen und mit „Einrichten“ bestätigen.

Nun wird die Telefonnummer registriert und ein Business‑Profil eingerichtet.

Jetzt werden die API‑Daten generiert.

Ggf. eine eigene Testnummer hinzufügen, damit man beim Zugriffstoken das Telefonkonto auswählen kann. Von Meta wird eine Testnummer generiert, die man für die Zugriffstokengenerierung verwenden kann.

Den Zugriffstoken generiert man, indem eine Nummer auswählt und dann auf „Zugriffstoken generieren“ klickt.

Verbindung in easyfilius 5 konfigurieren

In der Odoo-App „WhatsApp“ -> „Konfigurationen“ -> „WhatsApp-Business-Konten“ -> „Neu“ gibt man nun seine IDs und Tokens ein. Diese findet man auf der Meta Developer Console unter den App-Einstellungen unter Allgemeines.

Beispiel für eine Meta (Facebook) App‑ID: 123456789012345                                              
Beispiel für ein App‑Geheimnis (App Secret): a8f3c1b9e4d7f2a6c9e1b3d4f7a8c2e9

Nun wird die Verbindung getestet. Wenn alles ok ist, erscheint die Rückruf-URL und der Webhook-Verfifizierungstoken. Diese sind wichtig für Einrichtung der Webhooks in der Meta Developer Console.

Nun wählt man bei „Select product“ den WhatsApp Business Account aus. Mit „Bestätigen und Speichern“ schließt man die Webhook Erstellung ab.

Danach erscheint eine Übersicht der Felder, jetzt aktiviert man:

Jetzt wird die richtige Live-Nummer in der Meta Console verknüpft.

Nun wird noch eine Zahlungsmethode im Meta hinterlegt.

Nun kann man Nachrichten aus Odoo per WhatsApp versenden.

Da der aktuell eingerichtete Token nur einen begrenzten Zeitraum gültig ist, muss ein permanenter Token generiert werden. Dafür wird im Business Manager ein User System Nutzer hinzufügt, welcher diese App zugewiesen bekommt. Hierfür wird unter dem Menüpunkt „WhatsApp-Konten“ ein Systemnutzer hinzufügt (oben rechts).

Die System User Role wird direkt auf Admin gesetzt.

Dann oben Token generieren -> App easyfilius 5 auswählen -> auf nie setzen -> Berechtigungsgruppen auswählen „whatsapp_business_messaging“ und „whatsapp_business_management“ -> das muss evtl. ein Admin genehmigen – Im Business Manager 

Wenn genehmigt -> Token generieren 

Benutzerdefinierte Filter können in nahezu jeder App angelegt werden.

Die Filter können gespeichert, jederzeit verwendet und angepasst werden. Die benutzerdefinierten Filter sind vielseitig einsetzbar und können richtig konfiguriert eine gute Möglichkeit sein, um wiederholte Suchkriterien zu finden. Zum Beispiel, um nach einen Vertriebsmitarbeiter oder der vorrätigen Mengen von Produkten zu suchen.

Um einen neuen benutzerdefinierten Filter anzulegen, klickt man auf das Pfeilsymbol in der Suchleiste.

Beispiel: vorrätige Menge in der App „Lager“ anzeigen

Wenn sich die Maske „Benutzerdefinierte Filter hinzufügen“ geöffnet hat, gibt man die Anforderungen für die Suche ein. In dem aktuellen Beispiel wäre das die vorrätige Menge.

Mit Bestätigung auf „Hinzufügen“, werden jetzt alle Artikel angezeigt, die aktuell im Lager vorrätig sind. Den Filter kann man mit Klick auf das Filtersymbol modifizieren.

In dem Feld „Bedingungen modifizieren“ kann man den Filter anpassen oder eine neue Regel hinzufügen.

Mit der Auswahl „beliebigen“ wird nur einer der beiden Filter angewendet und mit „allen“ werden beide Filter angewendet.

Mit der neu hinzugefügten Regel und dem Kriterium „beliebigen“ werden alle Lagerbestände über 0 angezeigt, aber auch negative Lagerbestände.

Die konfigurierten Filter können abgespeichert werden. So kann man Diese immer wieder benutzen. Das geht mit einem Klick auf „Aktuelle Suche speichern“.

In fast allen Apps besteht die Möglichkeit größere Datenmengen per Excel- oder CSV-Datei zu importieren. Dies erleichtert das Einspielen und das Aktualisieren von Kontakten, Lagerorten, Routen, Produkten und vielen anderen Datensätzen.

Die bereitgestellten Vorlagen haben eine zweite Mappe mit Erklärungen.

Es wird empfohlen angebotene Vorlagen zu nutzen, um benötigte Angaben zu erfassen.

Sollte keine Vorlage vorhanden sein, kann manuell eine Excel-Tabelle angelegt und importiert werden.

Wenn eine gespeicherte Datei zur Verfügung steht, muss für die Einspielung der Excel der Zielort in der entsprechenden App ausgewählt werden. Anschließend kann über das Zahnrad-Symbol und die Auswahl „Datei importieren“ die Oberfläche für den Datei-Import geöffnet werden.

Mit der Betätigung von „Datei hochladen“ öffnet sich der lokale Datei-Explorer und die gewünschte Excel-Tabelle kann ausgewählt werden. Anschließend stehen mehrere Funktionen zur Verfügung.

Wenn die Spalten der Excel-Tabelle in der ersten Zeile eindeutig bezeichnet sind, werden im „Odoo-Feld“ die passenden Einträge hinterlegt. Sollte keine eindeutige Zuordnung möglich sein, wird das Feld gekennzeichnet mit „Feld auswählen, um zu importieren …“ und kann manuell angepasst werden.

In dem Drop-Down-Menü werden alle anwendbaren Bezeichnungen angezeigt. Für die passende Zuordnung kann die Auswahl durch einen Suchbegriff eingegrenzt werden.

Sollten beim „Importieren“ oder beim „Test“ Probleme auftreten, wird der Import nicht durchgeführt. Die Fehlerquelle wird deutlich angezeigt und kann angepasst werden.

Es ist möglich eine Datei mehrmals zu importieren, wobei die Datensätze immer wieder neu hinzugefügt werden und es zu Dopplungen kommen kann.

Aus diesem Grund ist es sinnvoll in der Excel-Datei eine Spalte „Externe ID“ anzulegen mit einer eindeutigen Bezeichnung, die fortlaufend nummeriert ist.

Diese dient beim Import zur Identifizierung, ob ein Datensatz bereits existiert und eine Änderung von diesem vorgenommen oder dieser neu hinzugefügt werden soll.

Für die Übermittlung der „Externen ID“ beim Export ist es wichtig diesen über die Aktion in der Listenansicht auszuführen.

Durch Auswahl der gewünschten Produkte erscheint der Smartbutton .                  

Beim „Exportieren“ kann eine Anpassung der zu exportierenden Felder erfolgen und die „Externe ID“ über das „+“ hinzugefügt werden.

Nach den erfolgten Einstellungen wird mit Betätigung von „Exportieren“ die Tabelle erstellt.

Die Tabellen (ursprüngliche Import- und Exportdatei) im Vergleich:
Es erfolgt eine Anpassung der „Externen ID“, die aber ebenso beim Import erkannt wird.

Bei größeren Importdateien (ab 101 Zeilen) erscheint auf der linken Seite eine weitere Auswahlmöglichkeit zur Einstellung der Stapelgröße. Das bedeutet, die Datei wird vollständig aber stückweise importiert.